عرض الفني الاحترافي لأي مناقصة

عرض الفني الاحترافي لأي مناقصة تُعدّ مرحلة إعداد العروض المرحلة الأهمّ للفوز بالمنافسات، فمن خلالها يمكن للشركات الراغبة في خوض المُنافسة إبراز مهاراتها وكفاءاتها وخبراتها السابقة التي تؤهلها للفوز بالمناقصة وتنفيذ المشروع والحصول على سمعة حسنة وإيرادات ضخمة تطوّرها على المديين القريب والبعيد. في هذا المقال سنبيّن كيفية كتابة العرض الفني والمالي بالخطوات، ونوضّح الفرق بينهما من حيث طريقة التقييم.

ما هي العروض الفنية؟

تتكوّن عرض الفني الاحترافي لأي مناقصة التي يتم تقديمها للدخول في المُنافسات من عنصرين أساسيين؛ هما العرض الفني والمالي، بحيث يُعدّ العرض الفنيّ الجزء الأساسي الذي تُحاول فيه الشركة المُتقدّمة إثبات جدارتها وكفاءتها وأهليتها لتنفيذ المشروع بالمستوى المطلوب وضمن الميزانية والجدول الزمني المحددين، خاصةً في المشروعات الكُبرى كالمشروعات الهندسية ومشروعات البنية التحتية. 

يضمّ العرض المالي معلومات مُهمة عن الشركة وفريق العمل والتقنيات الخاصة التي تمتلكها والخبرات رابط النمو التي تُميّزها عن غيرها، وعن المشروعات التي قامت الشركة بتنفيذها سابقًا، والمنهجية التي ستتبعها في تنفيذ المشروع، وعن مدى مواءمة مبادئ الشركة مع أهداف المؤسسة صاحبة المناقصة، بالإضافة إلى تفاصيل أخرى تتعلق بالأساليب والأمور التقنية التي سنأتي على ذكرها.

كيفية كتابة العرض الفني

يعد العرض الفني الجانب الأهم من رحلة الفوز بالمُناقصات، لهذا يجب على الشركة الراغبة بدخول المُنافسة تقديم عرضها بأفضل شكل ممكن من ناحية المضمون والهيكل الخارجي، فإلى جانب أهمية الربط بين أولويات المؤسسة وقيمها وأهدافها وبين القيمة التي ستقدّمها الشركة، يجب أن يكون العرض مصممًا بطريقة احترافية، مع الالتزام بالهوية البصرية للشركة من ناحية الألوان والخطوط والشعار، فهذا يساعد على تسهيل عملية اتخاذ القرار. وإليك الخطوات الرئيسة لكتابة العرض الفني:

فهم متطلبات المؤسسة صاحبة المُنافسة

قبل البدء بكتابة العرض الفني عليك أن تطلّع على القوانين المنصوص عليها في الشركة، وعلى المشاريع السابقة المشابهة للمشروع الحالي التي نفذتها، والتأكّد من فهم جميع متطلّبات المؤسسة والامتثال لها، بالإضافة إلى قراءة جميع وثائق المنافسة بتمعّن والاطلاع على الشروط والأحكام المطلوبة لتتأكد من إمكانية التقيّد بها.

تسليط الضوء على أهداف المشروع ومميزاته

قبل البدء بالكتابة عليك أن تسأل نفسك: ما هي المُشكلة أو الفرصة المطلوبة؟ وما هو الحل المقترح؟ كيف يُمكنني تلبية احتياجات العميل؟ كيف ستكون النتائج؟ هل ستتوافق مع هوية المؤسسة ومبادئها؟ هل التكاليف والمدة الزمنية المتوقعة لتنفيذ المشروع معقولة؟ فمن المهمّ جدًا في هذه المرحلة أن تفهم متطلبات العميل واحتياجاته، وأن تُظهر له الطريقة التي يُمكنك أن تُلبي فيها توقّعاته وتتوافق مع أهدافه العامة.

إبراز الخلفية المهنية 

يوفّر هذا القسم التحليلات والدراسات التي تدعم عرضك، ففي هذا القسم تُظهر الشركة عادةً مدى معرفتها للصناعة وسوق العمل والمنافسين، وفهمها للعميل واحتياجاته، وقدرتها على تحديد الثغرات أو القيود التي قد تواجهها، والخطة الموضوعة لتجاوزها، بالإضافة إلى بيان المعايير التي تُساعد على تقييم العرض.

التخطيط الواضح والموجز

في هذا الجزء عليك أن توضّح الخطة المنوي اتباعها في تنفيذ المشروع، مع توضيح المهمات الرئيسية والأدوات والأساليب المتبعة، وذكر الأساس المنطقي لكل خطوة أو قرار، وذلك يتضمّن القوة العاملة والمهمات التي سيقوم بها الأفراد أو الأفرقة، والمعدات المستخدمة، والأساليب والتقنيات المتّبعة، بالإضافة إلى المسائل المتعلقة بالمخاطر والجودة والتواصل وكيف سيتم التعامل معها.

حدود العمل وكيفية التسليم

عليك أن تبيّن نطاق المخرجات المتوقّع، والنتائج الملموسة وغير الملموسة، وما سيتم تضمينه وما سيتم استبعاده، بالإضافة  المعالم والجداول الزمنية وتبعيات المشروع، والطريقة التي سيتم قياس مستوى التقدّم على أساسها.

المعدات الموارد

يجب أن يوفّر هذا القسم معلومات شاملة عن المعدات التي سيتم استخدامها وطريقة توفيرها، مع توفير سندات الاستئجار والملكية والتكاليف المترتبة عليها إن وجدت، والتأكيد على إمكانية توفيرها في الوقت المُناسب لضمان تنفيذ المشروع بالتسلسل الذي تم توضيحه في المقترح.

القيمة المضافة والدعوة إلى قبول المقترح

في القسم الأخير من العرض عليك أن تُلخّص ما ذكر سابقًا، وتوضّح القيمة التي ستُضيفها للمشروع في حال تمّ قبول عرضك، والميّزة التي تجعل التعاون معك استثمارًا ناجحًا ومُثمرًا مقارنةً بالمنافسين. بعد ذلك عليك بيان الإجراءات التالية التي تُريد أن يتخذها العميل لقبول المقترح والبدء في تنفيذه.

مكونات عرض الفني الاحترافي لأي مناقصة

عند كتابة عرض الفني الاحترافي لأي مناقصة لا بدّ من الحرص على توفّر العناصر الآتية:

• جميع البيانات الفنية بشكل تفصيلي.
• البرنامج الزمني للتنفيذ ومدته.
• البيانات المتعلقة بمصادر ونوع المواد والأصناف التي يتم تقديمها.
• الأعمال السابقة ذات الصلة.
• بيانات القيد في السجل التجاري أو الصناعي.
• شهادة التسجيل لدى الضرائب على المبيعات.
• البطاقة الضريبية أو صورتها.
• التأمين الابتدائي الذي يكون بموجب شيك مقبول الدفع أو بشكل نقديّ، أو عن طريق قسيمة سداد أو خطاب ضمان ساري المفعول لأربعة أشهر من تاريخ فتح المظاريف.
• قائمة بالموظفين الذين سيقومون بتنفيذ المشروع مع جدولة مهامهم بشكل أسبوعي أو شهري؛ بما في ذلك مدير المشروع، والمهندسين، ورئيس العمال.
• قائمة بالمعدات التي سيتم استخدامها في المشروع، وبيان ملكيتها أو استئجارها بإثبات شهادة خاصة بذلك.
• برنامج الصحة والسلامة العامة الذي سيتم اتباعه.

كيفية كتابة العرض الفني الاحترافي لأي مناقصة 

يُعرف العرض المالي للمشروع بأنّه خارطة الطريق التي توضّح التكاليف التفصيلية والإجمالية للمشروع، بما في ذلك تقديرات التكلفة وهياكل التسعير والخطط المالية. ويشمل العرض المالي الدفعات المقدّمة على مراحل، وطريقة السداد، وأي رُسوم إضافية لخدمات قد يطلبها العميل، وتكاليف المعدات، وأجور العمال والنقل وغيرها، مع وضع تبرير منطقي للتكاليف والعائد المتوقّع منها، ويتم تقديمه داخل ظرف منفصل.

شروط العرض الفني الاحترافي لأي مناقصة 

بناءً على ما تقدّم، ينبغي للشركة المتقدّمة للمنافسة أن تُقدّم توضيحًا تفصيليًا للتكاليف وفقًا للشروط الآتية:

• تقديم العرض المالي موقعاً من المفوض ومختوماً بختم الشركة.
• شمول ضريبة المبيعات وكافة الضرائب والرسوم إن وجدت.
• عدم احتواء المظروف المالي على تحفظات متعلقة بسعر صرف العملة الأجنبية، وثبات الأسعار حتى إتمام الالتزامات وصرف المستحقات.
• شمول التكاليف الكلية، والأتعاب، والرسوم، وأسعار المعدات، وأجور العمال، وأي مصاريف أخرى.
• شمول جميع التكاليف بما في ذلك الشحن، والجمارك، ورسوم التخليص، والتوريد.
• تقديم الضمان البنكي الابتدائي في مظروف مغلق ومستقل.
• كتابة الأسعار بالأرقام والحروف، مؤرخة وموقعة، مع عدم التعديل أو المحو.
• تقديم خطاب الضمان النهائي عند ترسية العقد ليحل محل الضمان الابتدائي.

ما الفرق بين العرض الفني والمالي؟

يتعلّق العرض المالي بالكفاءات والخبرات التي تمتلكها الشركة وتؤهلها لإنجاز المشروع بأفضل صورة ممكنة، أما المالي  فيتعلّق بالتكاليف التفصيلية والإجمالية للمشروع. ومن هنا نجد أن هذا يفتح بابًا لتعارض المصالح والتلاعب بنتائج المناقصات، فلو تم الاعتماد على المعايير الفنية مثلًا يُمكن للمتلاعبين أن يضعوا معايير تستبعد جميع المتنافسين عدا مقاول واحد بعد الاتّفاق المُسبق معه، مما يضر بميزانية الدولة.

ولمكافحة التلاعب أصدرت “هيئة كفاءة الإنفاق والمشروعات الحكومية” ضوابط تضمن تحقيق أفضل توازن بين الجوانب المالية والفنية للعروض، ففي العقود الإنشائية يُعطى المعيار المالي وزناً أكبر، بينما يُعطى المعيار الفني وزناً أكبر في العقود الاستشارية. وعلى الرغم من الضوابط التي تفرض معايير قابلة للتقييم الكمي إلا أنّ التحدي يبقى في تحويل المعايير الفنية إلى قياسات دقيقة.

في ختام هذا المقال، لا بدّ من التأكيد على أنّ إعداد العروض الفنية والمالية القويّة لا يؤهلك للفوز بالمنافسات فحسب، بل يُظهر مدى كفاءتك وقدرتك على تنفيذ المشاريع بإتقان وكفاءة عالية، كما أنّ كيفية كتابة العرض الفني الخاصّ بك من شأنها أن تُسلّط الضوء على الخبرات الواسعة والتقنيات الحديثة التي تمتلكها.